Cambiar de agencia de RP en Brasil: checklist de transición para equipos internacionales

Thiago Carneiro, cofundador y director de atención al cliente de The New Standard. Thiago dirige la atención al cliente en The New Standard y coordina proyectos de asuntos corporativos para multinacionales en América Latina.

Al cambiar de agencia de RP en Brasil, comienza con un registro acordado de los trabajos pendientes, los materiales aprobados, los permisos de acceso y los responsables de las decisiones. Si The New Standard va a asumir tu proyecto, este checklist puede ayudar a estructurar esa conversación. El objetivo es dar al nuevo equipo un punto de partida fiable y dejar clara la responsabilidad de cada compromiso en curso.

Acuerda el alcance de la transición y nombra al responsable

Designa a una persona de tu empresa para coordinar la transición. Esa persona debe confirmar qué actividades terminan con la agencia saliente, cuáles continúan y quién puede aprobar la transferencia de materiales o accesos. Establece fechas que reflejen los compromisos y la disponibilidad reales, sin asumir que todas las transiciones siguen el mismo calendario.

Registra qué debe recibir la nueva agencia y quién puede proporcionar cada elemento. Si la propiedad, las licencias o los permisos de transferencia no están claros, pide al responsable interno de contratos o del área jurídica que resuelva la cuestión antes de compartir los materiales. No asumas que cada herramienta, lista de contactos o archivo de trabajo pertenece a tu empresa.

Si la elección de agencia sigue abierta, consulta primero nuestra guía de evaluación de agencias de RP. Este checklist aborda el trabajo operativo cuando ya se está planificando una transición.

Crea un registro de trabajos pendientes

Una carpeta de comunicados terminados no muestra una entrevista pendiente, una pregunta de un periodista sin respuesta o una declaración que espera aprobación. Crea un registro de los trabajos en curso y revísalo con los responsables de cada elemento.

Utiliza estos campos para cada compromiso:
Elemento: La entrevista, solicitud, anuncio o entrega.
Estado actual: Qué ha ocurrido y qué sigue sin resolverse.
Próxima acción: La acción concreta necesaria para avanzar.
Responsable actual: ¿Quién gestiona el elemento antes de que se transfiera la responsabilidad?
Nuevo responsable: ¿Quién asume la tarea, en qué fecha y hora acordadas, y quién atiende las solicitudes si la transición se retrasa?
Plazo: Cualquier fecha confirmada, con la zona horaria correspondiente.
Materiales aprobados: Los documentos de referencia actuales y sus versiones.
Restricciones: Embargos, permisos u otros límites de uso acordados.

Deja clara la vía para las nuevas solicitudes. Los periodistas y socios implicados deben saber con quién contactar cuando cambie la responsabilidad. Coordina esa comunicación para que las dos agencias no hagan contactos duplicados ni den respuestas inconsistentes.

Transfiere la narrativa aprobada y su contexto local

Identifica la descripción actual de la empresa, las biografías de los directivos, los documentos de mensajes, las declaraciones publicadas y las imágenes aprobadas. Registra la versión y el responsable de aprobación de cada elemento. Mantén separados los materiales obsoletos para que no se confundan con las orientaciones actuales.

Para Brasil, incluye los textos aprobados en portugués y los motivos de cada adaptación local. Explica los términos que la sede central utiliza de otra forma, las afirmaciones que requieren aprobación técnica y los asuntos sobre los que un portavoz debe pedir orientación. El contexto ayuda al nuevo equipo a comprender los documentos que recibe.

Enumera los portavoces disponibles, sus áreas temáticas y el proceso interno para organizar entrevistas. Comparte solo los materiales y la información que tu empresa haya autorizado para la nueva relación de trabajo.

Revisa los accesos con los responsables internos de los sistemas

Haz un inventario de los sistemas necesarios para el alcance acordado. Pueden incluir una sala de prensa, una biblioteca de materiales, un espacio de informes o una cuenta de publicación. Para cada sistema, registra al responsable en la empresa, al administrador y los permisos que necesita el nuevo equipo.

Utiliza el proceso de acceso aprobado por tu organización. Pide a los responsables de los sistemas que proporcionen accesos individuales adecuados y los verifiquen antes de retirar accesos que aún sean necesarios para las tareas de transición acordadas. Evita incluir contraseñas en el documento de transición.

Cuando un servicio pertenezca a la agencia saliente, acuerda si se puede obtener una exportación autorizada o un informe final. La nueva agencia puede necesitar contratar su propio servicio en lugar de recibir la cuenta anterior.

Mantén la comparabilidad de los informes durante el cambio

Conserva los informes del último período aprobado, las definiciones de las métricas y las exportaciones de datos pertinentes. Registra qué actividades se incluyen y cómo se contaron los resultados. Si el nuevo equipo utiliza una definición distinta, documenta el cambio en lugar de presentar las dos cifras como directamente comparables.

Conserva el objetivo de negocio, además del registro de cobertura. Explica qué públicos importan, qué mensajes son prioritarios y cómo se analizarán los resultados de comunicación con la empresa. Un cambio de agencia es una oportunidad para corregir mediciones poco claras, pero no elimina la necesidad de una base de comparación.

Confirma la preparación antes de que el nuevo equipo asuma el trabajo

Pide al nuevo equipo que confirme la recepción, el acceso y la comprensión de los materiales. La comprobación práctica consiste en saber si puede encontrar la información aprobada, identificar el próximo plazo y contactar con quien puede tomar una decisión. Mantén los elementos pendientes en el registro, con un responsable y una próxima acción.

Programa una revisión después de la transición para comprobar los compromisos pendientes y los supuestos que resultaron incorrectos. En el trabajo de relaciones públicas en Brasil, la continuidad depende tanto de comprender las responsabilidades como de transferir los archivos.

Contacta con The New Standard e indica tu alcance actual, los mercados prioritarios y la fecha prevista para la transición. Explica qué debe continuar durante el cambio y en qué puntos tu equipo necesita ayuda para establecer la nueva forma de trabajo.